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分录

会计软件GnuCash

分录(英语:Entry)是指会计中的一项程序,是将原始凭证(收据发票)编制记账凭证(指传票),再登录到会计日志(日记簿,又称序时账簿、分录簿和原始纪录簿)中。分录内容会分为借方或贷方,也会依记账凭证决定其会计科目,借方的总金额需等于贷方的总金额,且金额的数目应每3位画一撇,如2,000,000元等。 在会计软件中,分录一般会列在应付账款的独立模组中,会有自己的微细账目英语Subledger,同时也会影响总分类帐。

分录简介

分录在会计的处理流程里通常为第一个流程,若有传票制度则为第二个流程。分录中常见的资料有:分录编号、批号、种类(经常性或非经常性)、金额、名称、回转分录(auto-reversing)、会计期间及说明。货方的会计科目和金额会内缩。一般而言会计软件对于说明文字的长度有严格的限制,最长30字的限制是很常见的。因此特殊交易的分录资料可以一行显示完成。在纪录分录时,一个会计科目只能出现一次,且在交易分录里,同属性的会计科目应合并计算。例如:水费、电费、瓦斯费应合并为水电瓦斯费计算。

记录分录的方法

记录分录的过程: 假设100年6月20日购买一个办公用桌子花费了950元。

1.经济业务发生后,根据审核后的原始凭证编制记账凭证,按业务发生的程序在日记簿中进行序时登记。 先知道交易内容大概的模式:花费了950元买了一个"办公用"桌子,显然就是要拿来办公上使用,并非无目的就交易。

2.写分录至日记簿:如此交易分录为

  辦公設備  950
      現金     950

这个分录意思是指现金少了950元的原因,是因为拿去买了办公用的设备桌子,将日记簿中所记载的会计事项,过入各种分类账的有关科目。

其它程序如有必要再做,假使只是为了让自己记账而不是要给予企业上来看,那可以只简单的写分录就好。而如果纪录至日记簿的形式话如表格:

3.分录过帐至分类帐。

4.期末时如分录有错误,做调整之动作。根据总分类账各科目编制调整前试算平衡表。

5.结账、编表。为了正确计算损益,真实反映报告或财务状况,企业按权责发生制要求,对一些应计、预计等账项进行调整,编制调整分录据以过入总分类账各有关科目。

6.编制调整后试算平衡表,以检查调整分录及其过账是否正确。

7.根据调整后的试算平衡表编制财务报表,财务报表包括利润表资产负债表综合损益表、权益变动表和现金流量表

8.编制财务报表后,在日记簿中作结账分录,结算所有收入及费用科目,结算本期净收益。

9.编制结账后试算平衡表,检查总分类账各科目余额是否正确。

10.检查各流程中会计科目使用、借贷方金额有无计算错误。如果有的话,应回头从日记簿开始重新检查。

分录种类

1.简单分录(单项式分录):指借方和贷方使用的会计科目皆只有1个的分录。

2.复合分录(多项式分录):指借方和贷方有多个会计科目。

3.现金分录:交易完全以现金作为收付。

4.转账分录:交易完全不涉及现金作为收付。

5.混合分录:部分以现金作收付,部分非以现金作收付。

6.开业分录:业主刚开始营业的第一笔交易。

7.一般分录:企业一般日常交易之分录,交易之分录过到日记簿。

8.更正分录:在过帐后发现错误而须作更正之分录。

9.调整分录:期末对平时会计事项加以补充或修正之分录。

10.结账分录:年底结账时将调整后之本期收益及费损之账户结转至本期损益账户的分录。

11.回转分录;期初开账时,将上期期末部分调整分录予以回转之分录。

交易相关分录

交易日分录

  1. 用品盘存在交易日的分录:
    权责发生基础(记实转虚法):借方:用品盘存、贷方:现金
    联合基础(记虚转实法):借方:文具用品、贷方:现金
  2. 预收收益在交易日的分录:
    权责发生基础(记实转虚法):借方:现金、贷方:预收收益(会计科目)
    联合基础(记虚转实法):借方:现金、贷方:收益(会计科目)
  3. 进货在交易日的分录:
    现金支付进货费用分录:借方:进货、贷方:现金
    先赊账,之后再以现金付款分录:借方:进货、贷方:应付账款
    先赊账,之后以票据支付分录:借方:进货、贷方:应付票据
  • 其它会计科目如运输设备、电脑设备等,皆只要将进货改成对应的会计科目即可。

期末调整分录

以下为期末可能会出现的调整相关分录:

  1. 损益表法(又称加提法):根据收益费损之配合原则,不考虑调整前备抵呆账的余额。期末调整分录:
    借方:呆账(损失)、贷方:备抵呆账─应收账款。
  2. 折旧在期末的调整分录:
    借方:折旧、贷方:累计折旧─不动产、厂房及设备(会计科目)。
  3. 摊销在期末的调整分录:
    借方:各项摊销、贷方:累计摊销─无形资产
  4. 用品盘存在期末的调整分录:
    权责发生基础(记实转虚法):借方:文具用品 (已耗用金额)、贷方:用品盘存 (已耗用金额)
    联合基础(记虚转实法):借方:用品盘存 (未耗用金额)、贷方:文具用品 (未耗用金额)
  5. 预收收益在期末的调整分录:
    权责发生基础(记实转虚法):借方:预收收益 (已实现部分)、贷方:收益 (已实现部分)
    联合基础(记虚转实法):借方:收益 (未实现部分)、贷方:预收收益 (未实现部分)

相关条目

外部链接


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